Rechnung stellen als Handwerker: Was muss drauf stehen? (2026)

Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Laut § 14 UStG muss jede Rechnung diese Angaben enthalten:

• check_circleVollständiger Name und Anschrift des Leistenden (du)
• check_circleVollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• check_circleDeine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• check_circleRechnungsdatum
• check_circleEinmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• check_circleMenge und Art der gelieferten Leistung
• check_circleZeitpunkt der Leistungserbringung
• check_circleNettoentgelt und Mehrwertsteuer (separat ausgewiesen)
• check_circleBruttobetrag (Gesamtbetrag)

Mehrwertsteuer: Wann und wie?

Als Regelbesteuerer weist du 19 % MwSt. aus. Wenn du als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) eingestuft bist (Umsatz unter 22.000 € im Vorjahr), darfst du keine MwSt. ausweisen – schreibe dann: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

Zahlungsfristen richtig setzen

Ohne Angabe gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Empfehlung: 14 Tage setzen und klar formulieren: "Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum] auf folgendes Konto:". Je konkreter, desto schneller wirst du bezahlt.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Vorgehensweise bei Zahlungsverzug:

• check_circle1. Freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail nach Fristablauf
• check_circle2. Erste Mahnung mit neuer Frist (7–14 Tage)
• check_circle3. Zweite Mahnung mit Androhung rechtlicher Schritte
• check_circle4. Inkassobüro oder Mahnbescheid beim Amtsgericht

Digitale Tools für Handwerker

Verwende eine einfache Buchhaltungssoftware – viele sind kostenlos oder günstig: Lexoffice, sevDesk oder FastBill. Sie erstellen rechtskonforme Rechnungen in Sekunden, speichern Kundendaten und erinnern an offene Posten.